如何实施信达雅协同办公OA系统

    无纸化办公能够节省纸张、电话、传真等费用；网络审批也使办公效率得到提高，企业人力成本得到降低；信息平台保证数据传递的准确和便捷，能节约时间成本；数据管理提供全面、准确、及时的企业经营信息，辅助企业领导层科学、高效地作出经营决策。从人、财、物各方面来降低了企业的运营成本。

信达雅认为，向用户提供单独的产品是远远不够的，我们所注重的是根据客户实际需求提出一整套应用解决方案，包括咨询、规划、产品、培训、技术支持和售后服务。让客户能从信达雅的全程的服务与支持中提高整体工作效率，使系统投资得到更多的回报。

项目开始时，与用户企业的主要领导、职能部门、分公司相关人员做充分沟通，目的是对系统进行个性化定制，使其更符合单位需求特点。主要是完成各审批及申请等行政、业务管理流程，以及文件管理的规划分类、表单定制等调研。

针对企业需求难点或不明确的特点，适时召开工作协调会，统一思想。与各级分管领导及员工保持充分沟通与交流本次调研涉及面广，需要系统管理员及各部门的配合与支持。

根据调研结果，与用户企业协同办公项目负责人一起统一需求，将需求分类、改善、优化及提升，提出实施方案并经过双方确认。

对现有协同办公系统中已经成型的功能模块进行有针对性地调整，包括名称、顺序、结构、分类等，以满足公司的使用需要。

定制的工作需要在调研后和用户企业最终确定，经过定制的系统将能更好地体现本单位的实际需求情况，各项功能得到充分应用，使系统更具实用性、易用性和安全性。

协助用户建立运行本协同办公系统所必须的软硬件和网络环境，包括硬件的检查、操作系统安装测试、网络连接情况测试等。

在服务器上安装协同办公系统，保证系统能够正常启动，通过其他客户端能够正常进入本系统，对系统内的主要功能菜单、权限、人员进行初始化设置。

协助系统管理员对系统进行基本必要的设置，主要指导如何登录系统、设置代码、分类、参数、模版、流程等各种选项。设置系统文件的访问权限和用户的权限划分，设置主要功能模块的下属目录。

协助管理员录入部门、员工信息，录入文件资料、车辆、办公用品、资料等各种数据。

及时测试和试运行每一个功能模块，进一步优化、提高、完善。测试过程主要完成系统的功能实现性检查、吻合度检查、易用性检查、实用性检查、稳定性检查、安全性检查等。

由专业技术人员在现场对系统管理员进行系统管理员培训。培训以使用说明书为基础，结合实际情况灵活进行。

通过培训的系统管理员将达到以下目标：熟练掌握系统的规划、定制、实施、应用、管理、备份和维护能力和后续应用人员培训能力。

应用人员培训是否顺利、成功实施本协同办公系统的关键因素。培训重点在各人员对本系统的熟悉和了解，掌握登录方法，快速使用核心功能，包括公告通知、消息、文件、公文流转、电子论坛、工作日记、工作计划、电子期刊、设备管理、会议管理、部门主页等功能。

　　根据岗位职责，制订有针对性的培训计划，进行不同、分批次的培训安排，采用集中式、分布式、讲解式、答疑式、分班培训法相结合的方式，确保公司主要领导、分公司领导、应用人员得到充分的培训。

在系统中完成基本设置和录入数据后，开始全公司范围内的试运行，为确保安全，期间对于特别机密的、重要的、敏感的数据不建议马上录入到系统中。通过实际应用检验系统的各项指标，每天与管理员沟通，每周组织管理员小组会，发现问题后及时调整解决，并记录备案。期间随时对应用人员的使用进行辅导。

对试运行中出现的各种情况进行总结讨论，形成实施经验，对好的经验在整个公司推广，对出现的问题进行分析，探讨解决方法，确定下一步工作安排。

解决系统在试运行中出现的问题，根据试运行中效果，对系统进行优化设计和更加合理的完善，以更好的实现使用效果。